È intenzione del nostro ente installare dei sistemi GPS nelle autovetture, sia per la tutela del patrimonio aziendale, sia per la tutela dei lavoratori, sia per le facilitazioni che sono concesse dalle assicurazioni. Quali sono le prescrizioni da adottare?
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L’installazione del sistema di geolocalizzazione GPS sulle vetture aziendali rientra nei controlli a distanza disciplinati dallo Statuto dei Lavoratori, in particolare dall’articolo 4 che, dopo avere disposto il divieto per “l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”, afferma che “gli impianti e le apparecchiature di controllo che siano richiesti da esigenze organizzative e produttive ovvero dalla sicurezza del lavoro, ma dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, possono essere installati soltanto previo accordo con le rappresentanze sindacali aziendali…”
Il secondo comma, inoltre, stabilisce che “la disposizione di cui al comma 1 non si applica agli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze”.
L’Ispettorato Nazionale del lavoro, con la circolare 2/2016, con riferimento alle prescrizioni da applicare in caso di utilizzo di sistemi gps per le autovetture aziendali, ha affermato che può giustificarsi l’utilizzo del dispositivo se ciò non è strettamente connesso alla prestazione lavorativa.
Ciò significa che l’installazione di un GPS, quando non è finalizzata al controllo delle prestazioni, non prevede un accordo sindacale, ma è obbligatorio informare preventivamente i lavoratori, nel rispetto del codice della privacy, indicando modalità d’uso del dispositivo e finalità del trattamento dei dati.
Riguardo le implicazioni con il trattamento dei dati personali, Il Garante, già con il provvedimento n.370/2011 precisava che i dati relativi all’ubicazione dei veicoli, in quanto (direttamente o indirettamente) associati ai lavoratori, costituiscono informazioni personali riferibili a questi ultimi, con la conseguenza che al trattamento di tali informazioni trova applicazione la disciplina contenuta nel Codice della privacy. Ciò, anche nel caso in cui i dati di localizzazione del veicolo non siano associati immediatamente dal sistema informativo al nominativo dei lavoratori interessati, atteso che il datore di lavoro, titolare del trattamento, è di regola in condizione di risalire in ogni momento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo.
La disciplina di protezione dei dati personali non trova invece applicazione ove le informazioni concernenti la gestione del parco automezzi (quali quelle relative al consumo di carburante e commisurazione delle distanze percorse dai singoli veicoli, utilizzate di regola al fine di programmare un’efficiente manutenzione) siano trattate senza poter essere in alcun modo ricondotte ai lavoratori.
Anche altre autorità di controllo europee si sono pronunciate in merito e, da ultimo, il “Gruppo di lavoro articolo 29”, nel Parere 13/2011 dedicato alla protezione dei dati relativo ai servizi di geolocalizzazione su dispositivi mobili intelligenti ha affermato che “il datore di lavoro deve […] evitare il monitoraggio costante [… e che i] dispositivi di tracciamento dei veicoli non sono dispositivi di tracciamento del personale, bensì la loro funzione consiste nel rintracciare o monitorare l’ubicazione dei veicoli sui quali sono installati. I datori di lavoro non dovrebbero considerarli come strumenti per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti di autisti o di altro personale, ad esempio inviando segnali d’allarme in relazione alla velocità del veicolo”. Inoltre, riconoscendo che “il consenso come motivo di legittimazione del trattamento è problematico in un contesto lavorativo, [ha auspicato che], invece di chiedere il consenso, i datori di lavoro devono accertarsi che sia possibile dimostrare la necessità di vigilare sull’esatta ubicazione dei dipendenti per una finalità legittima e valutare tale necessità a fronte dei diritti e delle libertà fondamentali dei dipendenti. Nei casi in cui la necessità può essere adeguatamente giustificata, il fondamento giuridico del trattamento si potrebbe basare sull’interesse legittimo” del titolare del trattamento. [370/2011]
Alla luce delle considerazioni svolte, il Garante ritiene quindi opportuno individuare, in termini generali, le condizioni di liceità di tali trattamenti effettuati per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro nell’ambito del rapporto di lavoro
È necessario, in ogni caso che il lavoratore sia adeguatamente e preventivamente informato, mediante una comunicazione che indichi le finalità del trattamento dei dati di geolocalizzazione, le modalità di funzionamento del sistema GPS, i tempi di conservazione dei dati, i soggetti autorizzati ad accedere alle informazioni e i diritti esercitabili dal lavoratore (accesso, limitazione, opposizione, reclamo).
Il trattamento, inoltre, deve rispettare i principi di proporzionalità, minimizzazione e limitazione delle finalità. Ciò significa che non è consentito un monitoraggio sistematico, nè l’utilizzo delle informazioni per finalità disciplinari o di controllo delle prestazioni lavorative.
È da evidenziare, inoltre, che in applicazione del principio di pertinenza e non eccedenza, i tempi di conservazione dei dati dovranno essere strettamente connessi alle finalità conseguite. Quindi dovranno essere preventivamente definiti, in relazione alle specifiche finalità e dovrà essere attivato un sistema che ne assicuri la rimozione oltre il limiti previsto.