CIRCOLARI INFORMATIVE DPO

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I documenti elencati di seguito sono rivolti esclusivamente agli enti per i quali esercito l’incarico di DPO – responsabile della protezione dei dati. Non hanno alcun valore istituzionale e sono denominati “circolari” (senza alcuna pretesa) soltanto in ragione della loro valenza informativa, perchè rivolti a diversi destinatari, allo scopo di facilitarne la diffusione, la consultazione e la conservazione.

La pw per l’accesso, laddove non sia stata fornita o sia stata smarrita, potrà essere richiesta all’indirizzo di posta dpo@santofabiano.it

01/24 – Informativa da inserire nel Bando tipo

Come è noto, l’Autorità Nazionale Anticorruzione ha pubblicato il nuovo Bando tipo n. 1/2023, lo schema di disciplinare per la procedura aperta per l’affidamento di contratti pubblici di servizi e forniture nei settori ordinari sopra le soglie europee, da aggiudicarsi con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa sulla base del miglior rapporto qualità/prezzo.

All’interno del modello predisposto dall’ANAC l’articolo 28 prevede quanto segue:

28. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

I dati raccolti sono trattati e conservati ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” e ss mm e ii , del decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 148/21 e dei relativi atti di attuazione. In particolare si forniscono le seguenti informazioni sultrattamento dei dati personali … [indicare le informazioni sul trattamento dei dati personali dovute in considerazione delle specificità del singolo appalto, della stazione appaltante, dei suoi rapport i con il gestore della piattaforma, delle caratteristiche tecniche della piattaforma utilizzata . Tali informazioni devono riguardare , in particolare : a) la finalità del trattamento; b) la base giuridica e natura del conferimento dei dati; c) la natura dei dati trattati; d) le modalità del trattamento dei dati; e) l’ ambito di comunicazione e di diffusione dei dati; f) l’ ambito di comunicazione e di diffu sione dei dati; g) periodo di conservazione dei dati; h) i diritti del concorrente/interessato; i) il titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati ] .

[In alternativa] I dati raccolti sono trattati e conservati ai sensi del Regolamento UE n. 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” e ss mm e ii, del decreto della Presidenza del Consiglio dei Ministri n. 148/21 e dei relativi atti di attuazione secondo quanto riportato nell’apposita scheda informativa allegata alla documentazione di gara sub … [indicare il numero dell’allegato] .

Pensando di fare cosa utile riporto di seguito una esemplificazione delle informazioni che possono essere riportate in quella “informativa”

a) la finalità del trattamento: I dati che vengono raccolti con il presente documento sono finalizzati alla gestione della procedura di gara individuata in oggetto
b) la base giuridica e natura del conferimento dei dati: I dati sono richiesti in ottemperanza alle prescrizioni contenute nel codice dei contratti (decreto legislativo 31 marzo 2023, n.36), nonchè nelle ulteriori disposizioni delle Autorità e delle Amministrazioni centrali competenti
c) la natura dei dati trattati: I dati acquisiti riguardano la identificazione delle persone in rappresentanza degli operatori economici che partecipano alla procedura di gara, anche ai fini della verifica dell’assenza di condizioni di esclusione, ai sensi del decreto legislativo 31 marzo 2023
d) le modalità del trattamento dei dati; I dati acquisiti sono riportati nell’applicativo gestionale fornito da xxx a cui l’ente ha affidato la gestione della procedura di conservazione e che a tal fine è stato individuato quale Titolare del trattamento
e) l’ambito di comunicazione e di diffusione dei dati: I dati acquisiti sono comunicati direttamente al RUP, saono inseriti nella banca dati dell’applicativo gestionale prima citato e sarà effettuata la loro diffusione nei portali istituzionali limitatamente ai casi in cui ciò sia espressamente prescritto. In caso di contenzioso i dati potranno essere trasessi all’autorità giudiziaria competente
f) l’ ambito di comunicazione e di diffusione dei dati; (RIPETIZIONE CONTENUTA NELLA DELIBERA ANAC)
g) periodo di conservazione dei dati: La conservazione dei dati avviene nel rispetto delle prescrizioni normative che possono essere derogate nel caso di attivazione di contenzioso, fino alla definizione del giudizio
h) i diritti del concorrente/interessato: Il concorrente, in qualunque momento, può esercitare diritto di accesso alle proprie informazioni, anche allo scopo di verifcarne l’esattezza. Inoltre, in caso di errore, può richiederne la rettifica o la cancellazione
i) il titolare del trattamento e responsabile della protezione dei dati Titolari del trattamento: 1) per la fase procedurale relativa all’acquisizione è il Comune di XXX – 2) per la fase di gestione automatizzata dei dati la società xxxxx – Il Responsabile della protezione di dati del Comune è xxx

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NL. 14: Prescrizioni e informative per l’accesso ai locali dell’ente

Alcuni enti hanno richiesto informazioni in ordine agli adempimenti da effettuare allo scopo di garantire la necessaria sicurezza ai dipendenti e alle persone che frequentano la sede dell’ente, nel rispetto delle prescrizioni contenute nella normativa vigente. A tal fine ritengo utile riepilogare di seguito le norme che dettano specifiche disposizioni alle pubbliche amministrazioni:

  1. DPCM 10 aprile 2020 art. 3 – Misure di informazione e prevenzione sull’intero territorio nazionale.
  • Comma 1, lettera a) “nelle pubbliche amministrazioni e in particolare nelle aree di accesso le strutture del servizio sanitario, nonché a tutti i locali aperti al pubblico […] sono messe a disposizione degli addetti, nonché degli utenti e visitatori, soluzioni disinfettanti per l’igiene delle mani”
  1. Protocollo di accordo per la prevenzione e la sicurezza dei dipendenti pubblici in ordine all’emergenza sanitaria da COVID -19 del 3 aprile 2020 tra il Ministro per la pubblica amministrazione e le amministrazioni sindacali
    • Punto 3: garantire ai fini della prosecuzione dell’attività amministrativa le più opportune condizioni di salubrità e sicurezza degli ambienti di lavoro in cui le attività debbono essere svolte in presenza del personale.
    • Punto 4: laddove non sia possibile effettuare attività da remoto o si tratti di servizi indifferibili, dovranno essere organizzati degli “appuntamenti cadenzati”, prevedendo che il personale sia dotato di adeguati dispositivi di protezione individuale e siano implementate le azioni di sicurezza, anche di misura analoga a quelle riportate dal protocollo per il contenimento del virus COVID-19 negli ambienti di lavoro
    • Punto 7: contingentare l’accesso agli spazi comuni con la previsione di ventilazione, aerazione e mantenimento della distanza di sicurezza.
    • Punto 8: assicurare la pulizia giornaliera e la sanificazione periodica dei locali, degli ambienti, delle postazioni di lavoro e delle aree comuni e di attesa dell’utenza
    • Punto 9: laddove si verifichi un caso di positività al COVID-19, procedere alla chiusura della stessa amministrazione per almeno 24 ore, ai fini dello svolgimento della pulizia e della sanificazione dei locali.
    • Punto 10: nel caso di isolamento momentaneo di un dipendente, fornire le necessarie garanzie in ordine alla riservatezza e alla dignità del lavoratore interessato dalla misura preventiva. Tali garanzie peraltro devono essere osservate anche nel caso in cui il lavoratore comunichi contatti con soggetti risultati positivi al Covid-19
  2. DPCM 26 aprile 2020 “ulteriori disposizioni attuative del decreto legge 23 febbraio 2020 n. 6”: Art. 1, co. 1, l. b) “i soggetti con sintomatologia da infezione respiratoria e febbre maggiore di 37,5° devono rimanere presso il proprio domicilio e limitare al massimo i contatti sociali contattando il proprio medico curante”; l. c) “e’ fatto divieto assoluto di mobilità dalla propria abitazione o dimora per i soggetti sottoposti alla misura della quarantena ovvero risultati positivi al virus”.
  3. Protocollo 24 aprile 2020 per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro:
    • Punto 2:
      • il personale, prima dell’accesso al luogo di lavoro, potrà essere sottoposto al controllo della temperatura corporea. Se tale temperatura risulterà superiore a 37,5° non sarà consentito l’accesso ai luoghi di lavoro. Le persone in tale condizione saranno momentaneamente isolate e fornite di mascherine, non dovranno recarsi al pronto soccorso o nelle infermerie di sede, ma dovranno contattare nel più breve tempo possibile il proprio medico curante e seguirne le indicazioni.
      • Il datore di lavoro informa preventivamente il personale della preclusione dell’accesso a chi, negli ultimi 14 giorni, abbia avuto contatti con soggetti risultati positivi al Covid-19 o provenga da zone a rischio secondo le indicazione dell’OMS
      • L’ingresso in azienda dei lavoratori risultati positivi al Covid-19 dovrà essere preceduto da una preventiva comunicazione avente ad oggetto la certificazione medica da cui risulti la “avvenuta negativizzazione del tampone”.

Lo stesso documento inoltre contiene indicazioni specifiche in ordine all’ingresso da parte di persone estranee e alla pulizia e alla sanificazione dei locali.

Dal quadro normativo sopra rappresentato si deducono diverse prescrizioni che rappresentano gli ambiti di responsabilità per le pubbliche amministrazioni al fine di garantire la salubrità dei locali e la tutela dell’incolumità dei pubblici dipendenti.

Giova precisare che le disposizioni richiamate rivestono un diverso rango, conseguentemente, i DPCM si riferiscono alla generalità dei cittadini, mentre quelle richiamate nei protocolli sono da intendersi relativi agli ambiti di rappresentanza dei soggetti che le sottoscrivono.

Conseguentemente, poiché la disciplina specifica per le pubbliche amministrazioni è contenuta nel documento siglato il 3 aprile, qualcuno ha sollevato obiezioni sulla estensibilità agli uffici pubblici del contenuto del protocollo siglato il 24 aprile tra il Governo e le organizzazioni sindacali rappresentative delle “attività professionali e delle attività produttive”.

L’esigenza è particolarmente avvertita con riferimento a quegli ambiti che sono previsti esclusivamente nel protocollo più recente, ma la cui applicazione potrebbe ingenerare situazioni di conflitto con i lavoratori del comparto pubblico. Mi riferisco in particolar modo alla possibilità che i datori di lavoro procedano alla rilevazione della temperatura dei dipendenti.

Si ha notizia, infatti, di dipendenti che si sono rifiutati di sottoporsi alla rilevazione ritenendola un arbitrio del datore di lavoro, non previsto da alcuna disposizione normativa, peraltro esposta a rischi in ordine al trattamento dei dati personali.

Al riguardo è opportuno precisare che pur riconoscendo il dovuto pregio alle osservazioni sopra riportate, per il datore di lavoro, si tratterebbe di dovere contemperare due interessi contrapposti: a) l’interesse alla tutela dei dati personali; b) l’interesse alla pubblica incolumità.

Pur trattandosi di due ambiti che meritano particolare attenzione, non si può trascurare il fatto che il primo può trovare ogni rimedio attraverso l’applicazione delle misure prescritte dalle norme vigenti, compresa la responsabilizzazione degli operatori del trattamento. Il secondo, invece, ai fini della sua tutela, necessita l’adozione di misure che per essere efficaci hanno bisogno di acquisire ogni informazione utile sullo stato di salute di tutti i frequentatori dei locali comunali, nell’interesse della collettività, compresi i singoli dipendenti, a cui si richiede la rilevazione della temperatura, al pari di ogni altro soggetto che acceda presso gli uffici.

Peraltro, qualora, a seguito della rilevazione disposta dall’ente, un dipendente, o chiunque altro, risultasse affetto da febbre con temperatura superiore a 37,5°, in ottemperanza alle prescrizioni del DPCM, sarebbe obbligato a sospendere ogni occupazione e recarsi immediatamente dal proprio medico curante o contattarlo telefonicamente. E se risultasse che lo stato febbrile dipende da un contagio da virus COVID-19, l’intero ente dovrebbe procedere alla chiusura temporanea, come prescritto dal protocollo siglato il 3 aprile.

E’ comunque il caso di precisare che la verifica della propria temperatura corporea è un onere richiesto a ogni cittadino in ottemperanza alle disposizioni contenute nel DPCM del 26 aprile 2020. E che l’eventuale registrazione della temperatura è effettuata esclusivamente qualora risulti superiore a 37,5°. Conseguentemente, il rifiuto della rilevazione non ha alcuna ragione a sostegno se la temperatura è inferiore e risulta, invece, necessario, a tutela della pubblica incolumità, se risulta superiore.

Da quanto sopra si evince che, a giudizio di chi scrive, l’eventuale rilevazione della temperatura disposta dal datore di lavoro, sia in modo sistematico, sia a campione, è da intendersi legittima e necessaria ad assicurare quelle misure di prevenzione che discendono dalla responsabilità riguardo la sicurezza dei lavoratori e dei cittadini che accedono al Comune.

L’interesse alla tutela dei dati personali non viene assolutamente disatteso se l’ente definisce in modo dettagliato il processo individuando i soggetti a cui è affidato il compito di rilevare la temperatura e le modalità di acquisizione e conservazione delle informazioni, avendo riguardo per la particolare riservatezza delle informazioni, trattandosi di dati sanitari.

In ogni caso, è riconosciuto in capo ai “datori di lavoro” l’onere di mettere in atto ogni misura necessaria ai fini del contenimento del contagio. E non possono trascurarsi i casi in cui i dipendenti possono attivare azioni a propria tutela nel caso in cui tali misure risultino inadeguate o non conformi alle prescrizioni o si dimostrino casi di eventuale contagio favoriti dalla inidoneità delle misure di prevenzione.

A tal fine riporto in allegato, a titolo di proposta, alcune indicazioni riguardo le precauzioni e le informazioni da adottare per l’accesso dei dipendenti o di altri soggetti presso i locali comunali.

allegato circolare 14 (COVID 19 accesso alla sede)

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