33. Come trattare le caselle di posta del personale dismesso?

Nel nostro ente alcuni dirigenti sono stati collocati a riposo. Ci chiediamo come trattare le caselle di posta a loro assegnate

_______

La questione è particolarmente importante soprattutto per quanto riguarda il rischio che informazioni istituzionali possano andare perdute nel caso in cui la casella venga automaticamente cancellata.

Per questa ragione sarebbe opportuno già, in via preventiva, prescrivere nel codice di comportamento l’obbligo di svuotare la casella istituzionale da ogni comunicazione che non sia pertinente all’attività di ufficio. E nel contempo prescrivere che ogni documento pervenuto per ragioni d’ufficio sia regolarmente destinato al flusso documentale relativo al processo a cui appartiene.

Se si adottassero tali precauzioni non si verificherebbe alcun rischio nella cancellazione immediata della casella. A tal riguardo, tuttavia è opportuno effettuare una distinzione

1) se la casella di posta è intestata all’ufficio o comunque al responsabile dell’ufficio (senza l’indicazione del nome) non vi è alcuna ragione per operare la cancellazione, in quanto la persona che sostituirà il responsabile ne proseguirà l’attività
2) nel caso in cui la casella sia intestata a “nome.cognome” inevitabilmente la questione assume un’altra configurazione. In tal caso sarebbe opportuno invitare l’interessato a liberare la casella da ogni eventuale informazione personale, dichiarandone la completa rimozione. In tal caso è opportuno che il contenuto della casella rimanga per un periodo congruo che potrebbe essere riferito a 5 anni.

In conclusione, nel caso in cui il dirigente preferisca una casella che riporti il proprio nome e cognome consiglio di utilizzare un alias che colleghi l’indirizzo alla casella istituzionale riferita al ruolo rivestito.