23. È necessaria l’informativa per il Consiglio in “video-conferenza”?

A seguito delle misure previste per il contenimento del contagio del virus COVI-19 il nostro Comune ha adottato una modalità di video conferenze, sia per le sedute di Giunta Comunale, sia per quelle di Consiglio Comunale. Si chiede se per quelle modalità sia necessario adottare una informativa specifica o altre misure riguardo il trattamento dei dati personali.

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Affinché la risposta al quesito possa essere corretta sarebbe necessario essere al corrente delle modalità prescelte ai fini della effettuazione delle riunioni in video conferenza e se queste sono conservate o trasmesse in streaming sulla rete internet.

In ordine alla modalità di effettuazione delle riunioni, poiché l’ente (certamente) non dispone di un proprio sistema di video-conferenza, è evidente che queste si terranno mediante il ricorso a uno dei sistemi reperibili sul mercato.

Al riguardo è necessario operare una sostanziale differenza relativamente  alla scelta del mezzo, a seconda che sia individuato e acquistato dall’ente e conseguentemente fornito agli amministratori o se invece, come spesso accade, che si richieda a questi una loro personale iscrizione a piattaforme già esistenti (come Skype, whatsapp, ecc).

In quest’ultimo caso si tratta di un servizio che gli operatori delle applicazioni forniscono ai singoli. Conseguentemente, eventuali obblighi riguardo al trattamento dei dati attengono esclusivamente al rapporto tra l’utente e l’operatore. È evidente che il Comune non ha alcun onere di tipo informativo, se non (come qualsiasi utente) l’obbligo di astenersi dalla divulgazione di eventuali filmati. E nel caso in cui vengano registrate le conversazioni, di informare sull’uso, sulla responsabilità e sui tempi e modalità di conservazione.

Laddove, invece, l’Ente propenda per una piattaforma più specificamente dedicata che richiede la stipula di un contratto di fornitura di un servizio (come per zoom, gotomeeting, ecc.) l’informativa dovrà essere rilasciata dall’operatore e non dal Comune. È infatti quel soggetto a gestire ogni informazione (dati sull’accesso, email, ecc) e detenere le registrazioni dei video. Ed è quell’operatore l’unico titolare e responsabile dei dati che sono trattati.

Anche in quest’ultima circostanza il Comune (o altro ente) che intende registrare le sedute lo farà come semplice utente della piattaforma e comunque dovrà semplicemente informare, come sopra, delle modalità di conservazione e utilizzo.

Laddove, invece, l’Ente abbia deciso di trasmettere in streaming il Consiglio Comunale, dovrà semplicemente ammonire i consiglieri e gli eventuali partecipanti alle sedute della inevitabile diffusione e “decontestualizzazione” che non consentirà alcuna forma di controllo e che dovrà richiedere l’adozione di maggiore responsabilità nella scelta del registro linguistico e dei riferimenti a persone o fatti che riguardano l’ente.

In ogni caso l’ente non è tenuto ad adottare alcuna “informativa” ex articolo 13 del GDPR, sia perché non è titolare del processo di acquisizione e gestione dei dati, sia perché, pur volendolo, non potrà intervenire direttamente su di essi. Semmai potrà informare (ma ciò è oggetto di Regolamento, quindi non di informazione agli interessati) dell’eventuale intenzione di registrare le sedute, come già accade da diversi anni.

E soprattutto, l’ente non è in condizione di assicurare (come ho letto nel documento che mi è stato recapitato) alcun diritto alle persone riprese, nè in ordine alla cancellazione e ancor più riguardo alla modifica, essendo i filmati riprodotti all’interno di piattaforme delle quali il Comune è semplicemente utente e non titolare, nè responsabile del trattamento.

Peraltro non è da trascurare il fatto che le sedute del Consiglio comunale, a differenza di quelle della Giunta, sono “pubbliche”.

Da quanto sopra discende che ogni eventuale precauzione riguardo il trattamento dei dati deriva non dalla modalità della “video conferenza” che consiste solo nella riproduzione di immagini e informazioni di pubblico dominio (riferite ad amministratori locali nel corso della seduta pubblica), ma dell’uso che l’ente intende fare delle registrazioni delle sedute, come avrebbe già dovuto disciplinare ancor prima dell’emergenza attuale, nel caso in cui avesse deciso di registrare le sedute.