16. Accesso diretto agli archivi anagrafici da parte delle Forze dell’ordine

Il nostro ufficio anagrafe segnala frequenti visite da parte di rappresentanti delle Forze dell’ordine che ritengono di potere acquisire informazioni dagli archivi anagrafici senza alcuna richiesta esplicita, anche richiedendo di accedere direttamente al sistema informatico, sottraendo la postazione occupata dall’operatore e con le credenziali di quest’ultimo.

Premessa la massima collaborazione con tutte le istituzioni e con le forze dell’ordine, Le chiediamo gentilmente se a Suo avviso ciò può essere consentito o se è opportuno adottare qualche accorgimento.

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La domanda mi viene posta frequentemente a conferma che non si tratta di un fenomeno isolato. 

La questione è trattata dagli articolo 33 e 37 del DPR 223/1989. Il primo comma dell’articolo 33 reca: “

1. Fatti salvi i divieti di comunicazione di dati, stabiliti da speciali disposizioni di legge, e quanto previsto dall’articolo 35, l’ufficiale di anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta, previa identificazione, i certificati concernenti la residenza, lo stato di  famiglia degli iscritti nell’anagrafe nazionale della popolazione residente, nonché ogni altra informazione ivi contenuta.”

Da ciò si evince che l’accesso deve essere consentito a “chiunque”

L’articolo 37, però, al comma 1, afferma che “E’  vietato  alle  persone  estranee  all’ufficio  di  anagrafe  l’accesso all’ufficio stesso e quindi la consultazione diretta degli atti anagrafici. Sono escluse da tale divieto le persone appositamente incaricate dall’autorità giudiziaria e gli  appartenenti alle forze dell’ordine ed al Corpo della Guardia di finanza. I nominativi delle  persone  autorizzate  ad  effettuare  la   consultazione diretta  degli  atti  anagrafici  devono figurare in apposite richieste dell’ufficio o del comando di appartenenza;  tale richiesta deve essere esibita all’ufficiale di anagrafe, unitamente ad un documento di riconoscimento.”

Da ciò si evince che alle Forze dell’ordine è riconosciuto uno specifico potere di accesso e di consultazione diretta, ma ciò è subordinato sia alla identificazione delle persone che lo effettuano, sia alla esibizione della “apposita richiesta dell’ufficio o del comando di appartenenza”.

Molti enti hanno risolto la questione mediante una convenzione che consenta l’installazione di un terminale presso le sedi delle forze dell’ordine, ma il comma 4, dello stesso articolo 37 precisa che ” All’ufficiale di anagrafe devono essere comunicati i nomi e gli estremi dei documenti del personale abilitato alla consultazione, il quale opererà secondo modalità tecniche adottate d’intesa  tra  gli  uffici anagrafici comunali e gli organi interessati.”

Tutto ciò conferma l’esigenza che l’ufficiale di anagrafe abbia piena conoscenza delle generalità di chi acceda in modo diretto.

È opportuno inoltre precisare che non può consentirsi che alcuno (anche se appartenente alle forze dell’ordine) acceda con la password personale dell’operatore di anagrafe, sia per i diversi profili di autorizzazione, in ordine all’intervento sugli archivi, sia per ovvi ragioni di tracciabilità sulle operazioni effettuate e sull’autore che le ha disposte.