04. quale trattamento per la mail dei dipendenti che cessano dal servizio ?

Uno dei dirigenti del mio ente è stato collocato a riposo. A lui era stata attribuita una casella di posta elettronica, il cui indirizzo era regolarmente pubblicato sul sito istituzionale e sicuramente continua a ricevere altre comunicazioni da chi non è al corrente della sua cessazione dal servizio. Nel frattempo, in considerazione di ciò, il CED ha disabilitato l’accesso all’interessato e vuole disporre la cancellazione di tutti i messaggi, senza consentire alcun accesso poiché si tratta di informazioni personali. Ritiene che sia corretto o possiamo incorrere in qualche violazione? Le chiedo gentilmente di volerci suggerire una eventuale soluzione che consenta di risolvere la questione.

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La gestione della casella di posta elettronica “istituzionale”, anche se identificata con il nome e il cognome del dipendente è da considerarsi come strumento di comunicazione utilizzato esclusivamente nell’interesse dell’Ente.  In questo caso concorrono due elementi importanti: 1) l’esigenza di un utilizzo corretto e finalizzato all’interesse dell’Ente; 2) il trattamento di dati che possono essere di tipo “personale” o persino “riservato” nei casi in cui la funzione esercitata lo preveda o nei casi di confidenzialità con l’interlocutore.

Da ciò discende la necessità, ogni volta che si attribuisce una casella di posta elettronica, di disciplinarne l’uso prescrivendo quanto segue:

1. la gestione della casella per esclusivo interesse dell’Ente
2. l’obbligo di rimuovere dalla casella ogni informazione di carattere personale che non sia pertinente alle attività dell’Ente
3. l’obbligo di trasferire ogni informazione, documento, immagine, ecc. nel flusso documentale dell’ente, sia ai fini della trattazione, sia ai fini della idonea conservazione.

A mio avviso questo prescrizioni possono aggiungersi nel Codice di comportamento dei dipendenti, prescrivendo una periodica manutenzione della casella di posta elettronica, sia per evitare un inutile ingolfamento, sia per garantire che ogni comunicazione sia stata evasa o rimossa.

Inoltre, per evitare la situazione che descrive, a mio avviso è necessario che, in prossimità della cessazione del servizio, il dipendente abbia l’obbligo di svuotare la propria casella, assicurando la cancellazione dei messaggi non pertinenti e l’inoltro di quelli che richiedono trattazione, consentendo così una corretta rimozione definitiva della casella.

Tutto ciò, inoltre, può risolversi adottando la scelta di attivare esclusivamente caselle di posta elettronica con l’indicazione dell’ufficio e non “nominative”, in modo che, in caso di cambio di titolarità dell’ufficio, l’accesso possa essere trasferito ad altro soggetto (come già fanno i segretari comunali che mantengono casella di posta istituzionale).

Tale scelta non impedisce di istituire caselle di posta nominative che potrebbero essere reindirizzate verso la casella relativa all’ufficio.