02.Una società può chiedere che il Comune nomini un soggetto terzo come Responsabile del trattamento ?

Una società che fornisce un servizio informatico all’Ente non vuole assumere l’incarico di Responsabile del trattamento e richiede che l’Ente, con un proprio provvedimento, nomini un soggetto esterno, indicato dalla società stessa. E’ corretto?

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Poiché il rapporto tra il Comune di XXX e la società XXX è definito in virtù di una disposizione contrattuale, è evidente che ogni ulteriore definizione di responsabilità relativa alla stessa prestazione, dovrà essere oggetto di una successiva stipula che integri i reciproci impegni già assunti in sede contrattuale. Né potrebbe essere diversamente, poiché il rapporto in essere non deriva da provvedimenti di natura autoritativa avente carattere unilaterale.

Per la stessa considerazione, il Comune di XXX  non potrà affidare l’incarico di Responsabile del trattamento, con atto dispositivo unilaterale a un soggetto terzo che non riveste alcun ruolo nell’ambito della prestazione.

Ciò non vuol dire che la società XXX  non possa avvalersi di un soggetto esterno a cui attribuire la responsabilità del trattamento. Ma tale scelta attiene all’autonoma determinazione della società nella scelta dei propri fornitori di servizi.

Qualora la richiamata società ritenga di affidare a un soggetto diverso la Responsabilità per il trattamento di dati nell’ambito del servizio gestito per conto del Comune di XXX, non dovrà essere quest’ultimo a nominare la società terza quale Responsabile del trattamento, non avendo con essa alcun rapporto contrattuale, né potendo designarla con atti di imperio.

Il ricorso alla responsabilità del trattamento a un soggetto terzo, all’interno di un rapporto contrattuale preesistente, infatti, dovrà avvenire secondo le seguenti modalità:

1. La società XXX, utilizzando il modello di disciplinare già fornito, che riporta fedelmente le prescrizioni contenute nel RGPD, dovrà sottoscrivere gli impegni previsti, precisando che, per suo conto, il ruolo di Responsabile sarà attribuito a una società terza, della cui individuazione e capacità di assolvere agli obblighi richiesti risponde lo stesso contraente, cioè XXX, avendola specificamente individuata.
2. La società XXX dovrà produrre, inoltre, un documento da cui si evinca che la società terza sia stata formalmente incaricata ad assicurare il rispetto degli obblighi e degli adempimenti richiesti e che abbia accettato tale incarico, indicandone la scadenza, oltre alle informazioni di contatto.