FAQ PRIVACY. La gestione delle caselle istituzionali di posta elettronica

La gestione della posta elettronica, per ragioni di ufficio, richiede una particolare attenzione.

Lo stesso legislatore, con il DPR 13 giugno 2023, n. 81, che modifica il codice di comportamento (DPR 62/2013), ha introdotto l’articolo 11-bis che, al comma 2, dispone “L’utilizzo di account istituzionali è consentito per i soli fini connessi all’attività lavorativa o ad essa riconducibili e non può in alcun modo compromettere la sicurezza o la reputazione dell’amministrazione. L’utilizzo di caselle di posta elettroniche personali è di norma evitato per attività o comunicazioni afferenti il servizio, salvi i casi di forza maggiore dovuti a circostanze in cui il dipendente, per qualsiasi ragione, non possa accedere all’account istituzionale. ”

Da quanto precede si rileva che le questione da prendere in esame è prevalentemente la sicurezza del flusso informativo, affinché siano rispettate le garanzie necessarie in materia di corretta acquisizione e destinazione, adeguata e doverosa trattazione, sicura conservazione.

È necessario al riguardo evidenziare che i messaggi di posta elettronica, nell’ambito delle comunicazioni d’ufficio, sebbene siano rivolti a una persona fisica, hanno carattere istituzionale. Per questa ragione è necessario garantire le seguenti condizioni:

• che abbiano carattere istituzionale e non personale
• che non contengano informazioni personali eccedenti e non pertinenti
• che siano trattati nel rispetto delle procedure d’ufficio (con particolare riguardo alla corretta destinazione e all’impiego di sistemi adeguati di conservazione).

Non si tratta, quindi, di una semplice corrispondenza personale, ma di informazioni che bisogna avere cura di acquisire, elaborare e conservare all’interno dei sistemi di protocollazione e archiviazione.

Ogni soggetto titolare di una casella istituzionale (sia dipendente che amministratore) dovrà assicurare il rispetto dei principi prima richiamati, a garanzia degli stessi cittadini e nel rispetto del ruolo rivestito. Proprio per rassicurare ogni cittadino che la comunicazione con l’Amministrazione pubblica avviene sempre nel rispetto delle necessarie formalità.

Resta inteso che a tale regola sfuggono le comunicazioni di carattere personale che, peraltro, non dovrebbero essere effettuate utilizzando i canali istituzionali.

Conseguentemente, sia l’assegnazione di un indirizzo di posta elettronica istituzionale, sia l’eventuale cancellazione, debbono essere precedute da precisi accorgimenti:

• in occasione dell’attivazione è necessario precisare le modalità di utilizzo (solo per fini istituzionali), di gestione delle informazioni e di eventuali allegati (da inoltrare nel flusso documentale dell’ente) e di conservazione (per un tempo massimo, decorso il quale il messaggio viene archiviato in un deposito di backup). Avendo cura di precisare le responsabilità connesse al mancato inoltro di una documentazione al soggetto competente, della mancata risposta o trattazione, della indebita divulgazione.
• in occasione della cancellazione della casella di posta conseguente a un trasferimento o alla cessazione dal servizio o da un incarico è necessaria l’immediata sospensione della ricezione (meglio se con un messaggio al mittente che informi sull’avvenuta disattivazione) e l’attestazione, da parte del titolare della casella, che non vi siano richieste istituzionali inevase o non inoltrate ai destinatari competenti, evidenziandone gli aspetti di responsabilità personale nel caso di eventuali pregiudizi arrecati all’ente o ai cittadini.

Si ammonisce sul rischio che può comportare la frettolosa cancellazione di ogni messaggio, in assenza di una verifica da parte del titolare della casella di posta, perché potrebbe comportare la cancellazione di comunicazioni o documenti che hanno carattere di interesse per l’ente o per i cittadini.

Resta inteso che, come affermato nel testo dell’articolo 11-bis prima richiamato, deve essere “evitato” l’utilizzo di caselle di posta personali per finalità istituzionali.

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