FAQ PRIVACY. La trasmissione del fascicolo personale ad altra P.A.

Un dipendente è stato trasferito ad altro ente. Quest’ultimo chiede di avere il fascicolo personale del dipendente, comprensivo di ogni documento anche riservato o contenente dati sensibili. Come dobbiamo comportarci?

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Certamente la richiesta dell’Ente, riguardando il trasferimento del dipendente e la sua presa in servizio, rientra nell’esercizio delle funzioni istituzionali. Conseguentemente risulta legittima.

Tuttavia, ai fini della protezione dei dati personali, è necessario avere cura di presidiare due aspetti, a cui sono connesse specifiche responsabilità:

• La conservazione dei documenti
• l’accesso riservato esclusivamente a persone autorizzate

Riguardo il primo punto è necessario effettuare un inventario dettagliato degli atti trasferiti, al fine di non dovere rispondere riguardo all’eventuale smarrimento di documenti

Riguardo al secondo punto è opportuno accertarsi che la trasmissione avvenga mediante l’utilizzo di sistemi che garantiscano la sicurezza della trasmissione soprattutto con riferimento al rischio che i dati possano essere accessibili da parte di soggetti estranei alla procedura.

Da ciò discende l’esigenza che la trasmissione del fascicolo sia organizzata in modo dettagliato prevedendo un sistema di trasmissione che risulti adeguato e protetto al fine di consentire la certezza (comprovata) , sia della trasmissione di tutta la documentazione, sia della destinazione al solo soggetto autorizzato ad acquisirla e specificamente indicato dall’ente a cui il fascicolo è diretto.

È inoltre necessario effettuare una comunicazione all’interessato per informarlo dell’avvenuta trasmissione, dei soggetti a cui sono attribuite la titolarità e le responsabilità del trattamento e delle modalità di esercizio dei propri diritti.